一、房地產(chǎn)銷售秘書的職責(zé)簡述
銷售秘書，也即銷售助理或銷售文員，其在房地產(chǎn)公司中承擔(dān)了一系列的職責(zé)。主要包括以下幾個方面：
1. 負(fù)責(zé)接聽項目來電、接待來訪客戶，并進(jìn)行相關(guān)記錄與分配。
2. 協(xié)助處理銷售資料、合同等法律文本的準(zhǔn)備與管理。
3. 協(xié)助建立并維護(hù)客戶檔案，進(jìn)行客戶聯(lián)絡(luò)與溝通。
4. 進(jìn)行市場監(jiān)控和相關(guān)報表制定。
5. 協(xié)助現(xiàn)場經(jīng)理與公司總部等進(jìn)行項目相關(guān)的溝通、協(xié)調(diào)與日常管理。還包括處理部門日常行政事務(wù)，協(xié)助經(jīng)理做好現(xiàn)場管理工作等。
二、房地產(chǎn)銷售秘書的具體工作內(nèi)容
1. 營銷文件資料管理：負(fù)責(zé)各類營銷文件的歸檔、保管工作。
2. 銷售指標(biāo)統(tǒng)計與報告：負(fù)責(zé)日報、周報、月報及年度報表的制作與編寫，隨時答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于銷售情況的咨詢。
3. 建立銷售臺賬數(shù)據(jù)庫：提供準(zhǔn)確的房源信息，并反映在銷售狀況一覽表中。
4. 市場調(diào)研與分析：收集相關(guān)信息，提出分析報告，為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供決策參考。
5. 考勤監(jiān)督與統(tǒng)計：將每月考勤報人力資源部。
6. 人員管理：負(fù)責(zé)新進(jìn)員工的入職、晉升、離職手續(xù)的辦理。
7. 溝通協(xié)調(diào)：負(fù)責(zé)與其他部門的溝通協(xié)調(diào)工作，妥善處理客戶投訴。
8. 逐步推廣使用電腦信息系統(tǒng)處理營銷資料，并妥善保管電腦資料。
9. 應(yīng)收賬款統(tǒng)計：負(fù)責(zé)銷售回款、欠款的催繳，與財務(wù)核對銷售數(shù)據(jù)。
10. 文件處理：負(fù)責(zé)文件的分類、呈送、擬寫及通知公函的傳達(dá)等。
11. 特殊客戶接待：在銷售經(jīng)理不在時，負(fù)責(zé)特殊客戶的接待與轉(zhuǎn)告。
12. 項目結(jié)案期與物業(yè)管理的對接工作。
協(xié)助開發(fā)商與客戶的房屋交接工作：在客戶入住之前，負(fù)責(zé)完成鑰匙的交接登記，并陪同客戶對水電、配套設(shè)施及房屋主體質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格驗收。遇到任何損壞情況，及時與物業(yè)管理溝通并跟進(jìn)維修處理。
協(xié)同項目經(jīng)理仔細(xì)審查售房合同：每一份售房合同的簽訂都需要經(jīng)過認(rèn)真審查，確保合同條款準(zhǔn)確無誤，以保障開發(fā)商、客戶及公司三方的利益得到公平合理的體現(xiàn)。
管理售樓處的日常財務(wù)和辦公物品：負(fù)責(zé)每日的客戶房款繳納、退款的處理，以及售樓處的日常開支的及時入賬。按照公司與開發(fā)商的約定，將房款準(zhǔn)時交接給開發(fā)商財務(wù)。還需妥善管理和合理使用案場基金，以及分配公司提供的各種辦公物品、促銷禮品和宣傳資料。
整理銷售資料并準(zhǔn)備銷售文件夾。包括打印、復(fù)印各類銷售資料，保持銷售資料的整潔有序。
在案場繁忙或置業(yè)顧問人手不足時，作為銷售助理需代替置業(yè)顧問接待客戶，并隨后與置業(yè)顧問進(jìn)行交接。
維持售樓處的整潔有序，為所有員工創(chuàng)造一個清新、整潔的工作環(huán)境。
除此之外，還需執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)及專案經(jīng)理的其他工作安排。包括認(rèn)真記錄會議要點和領(lǐng)導(dǎo)的工作指示，記錄并反饋其他員工的工作建議，以及對本職工作進(jìn)行反省，向公司提出合理化建議。
銷售秘書（銷售助理）的工作職責(zé)也包括現(xiàn)場所有辦公用品的管理和使用，如打印機(jī)、電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。還需負(fù)責(zé)文件資料的保存、整理、歸檔。包括審核房屋認(rèn)購書、簽約確認(rèn)書的記錄，每天統(tǒng)計各項數(shù)據(jù)如認(rèn)購、簽約、匯款、按揭的數(shù)量及額度。每周進(jìn)行銷售人員登記的客戶來訪記錄統(tǒng)計，每月統(tǒng)計下月的物資備用情況。還需協(xié)助經(jīng)理做好現(xiàn)場行政管理工作，做到以身作則，及時完成有關(guān)表格的填報，督促業(yè)務(wù)員遵守現(xiàn)場制度，及時追蹤客戶，應(yīng)對客戶的相關(guān)問題，以及協(xié)助現(xiàn)場經(jīng)理與公司總部、開發(fā)公司等就本項目進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。
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