數字化檔案管理的新篇章：會博通系統(tǒng)的全方位應用
會博通數字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案全生命周期的數字化管理。從最初的檔案收集、掃描、錄入，到整理、歸檔入庫，再到檔案的利用、統(tǒng)計與鑒賞，每一個環(huán)節(jié)都能確保檔案的完整記錄與有效流通。通過這一系統(tǒng)，實體紙質檔案與數字化電子檔案的采集、整理、錄入、歸檔入庫、編研、借還乃至銷毀等所有環(huán)節(jié)，都能實現(xiàn)有序管理與清晰分類，極大提升了檔案管理的效率。
會博通檔案管理系統(tǒng)支持PC端、安卓、iOS等多端口接入，網絡條件下，無論何時何地，都能輕松進入系統(tǒng)，執(zhí)行各項操作。為實現(xiàn)檔案的100%歸檔，會博通連接了OA、ERP、財務等各種業(yè)務系統(tǒng)，以及微信、釘釘、云之家等即時通訊工具，完美整合了第三方應用中的文件進行歸檔存儲。
會博通的數字化檔案借閱，更是面向對象的創(chuàng)新服務。根據國家檔案管理規(guī)范與金融檔案管理標準，提供不限層級的檔案管理分類，每個分類可單獨授權訪問密級及操作權限。用戶可根據業(yè)務需求，自主借閱、調用所需檔案，無需直接與檔案管理員對接。通過文檔、物品、資產自動配置的二維碼、電子標簽，以及電子條碼的分享，實現(xiàn)檔案的快速查找、發(fā)起借用等操作，流通效率更高。
相較于傳統(tǒng)檔案，數字化檔案管理在提升經濟效益、提高辦公效率、增強對檔案原件的保護上，具有顯著的優(yōu)勢?！缎聶n案法》實施以來，會博通成功承接了多個大型數字化檔案管理項目。未來，我們將繼續(xù)在檔案數字化業(yè)務上深耕，攜手更多企業(yè)，讓檔案為組織與社會創(chuàng)造更大的價值。
談及企業(yè)檔案分類，首先要明白檔案整理工作的重要性。它是將零散、需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列和編目，形成一個有序體系的過程。檔案整理是企業(yè)檔案管理工作中一個相對獨立的組成部分，其系統(tǒng)結構和運行機制具有獨特的特點。
在檔案整理工作中，首先要區(qū)分全宗。企業(yè)檔案全宗是特定企業(yè)在生產經營及其他各項活動中形成、積累下來的不可分割的有機體系。確定一個企業(yè)的檔案是否能構成全宗，主要應研究其在行政、財務和人力資源上是否具有一定的獨立性。具體來說，要判斷檔案具體屬于哪個全宗，關鍵在于確定檔案的形成者——立檔機構。對于檔案的形成者必須準確理解，不能等同于文件作者。
接下來是全宗內檔案的分類。對于企業(yè)來說，檔案分類是根據檔案的內容、性質、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，采用科學適用的方法，進行分門別類。分類是企業(yè)檔案整理的核心內容，也是管理檔案的基本手段。分類方法包括選擇分類標準、制定分類方案、為檔案材料分類和案卷排列等。常見的企業(yè)檔案分類標準包括職能分類、問題分類、組織機構分類、年度分類、型號分類、課題分類、工程項目分類和專業(yè)性質分類等。
在進行檔案分類時，需要根據企業(yè)的實際情況選擇合適的分類標準組合。當一個分類標準得到最先采用時，企業(yè)的檔案材料會按照這個標準加以集中。企業(yè)檔案分類標準的組合，實際上是解決按什么標準集中檔案材料，形成怎樣的分類體系，提供何種檢索途徑的問題。
會博通數字化檔案管理系統(tǒng)以及企業(yè)檔案的分類和整理工作都至關重要。它們能夠提升檔案管理的效率，保護檔案原件，為組織和社會創(chuàng)造更大的價值。一、企業(yè)檔案一級類目設置指南
對于企業(yè)檔案的分類，一級類目是整個分類體系的基礎。《企業(yè)檔案管理規(guī)范》指出，企業(yè)檔案的一級類目設置應依據企業(yè)管理需求及實際情況。如，工業(yè)企業(yè)可設置以下九大一級類目：行政管理、經營管理、生產技術管理、產品檔案、科研技術、基本建設、設備儀器、會計檔案及員工檔案等。但并非固定不變，特大型企業(yè)或特殊行業(yè)的企業(yè)可根據自身特性增設或調整相關類目。例如，冶金企業(yè)可增設反映其行業(yè)特性的類目；而小型企業(yè)或非生產性企業(yè)，如商業(yè)企業(yè)、金融企業(yè)等，則可根據自身工作性質、內容及檔案數量進行合并或精簡。
二、企業(yè)檔案二級及以下類目設置指引
二級及以下的類目設置，同樣需依據企業(yè)管理職能的細化與分工。具體設置需結合企業(yè)實際業(yè)務需求及一級類目的劃分進行細化。
三、確定企業(yè)檔案分類層次
企業(yè)檔案分類層次的確定需綜合考慮企業(yè)性質、檔案種類與數量等因素。對于規(guī)模較小的企業(yè)，管理相對簡單，檔案數量較少，可適當簡化分類層次；而對于規(guī)模較大的企業(yè)，因其管理復雜，檔案數量多，一般會有三級甚至四級的分類層次。不同門類的檔案因其工作性質與任務的不同，其分類層次也會有所差異。
四、案卷的編立與保管
案卷是按照一定主題、內部特征和外部特征編立的，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合。它是檔案的保管基本單位，也是數量統(tǒng)計和檢索的基礎。企業(yè)的文件立卷工作通常在文書部門和業(yè)務部門進行，但檔案部門應提供協(xié)助和指導。
五、案卷排列方法
案卷排列需根據一定方法確定前后次序和存放位置。常用的排列方法包括按工作上的聯(lián)系排列、按內容所反映的問題排列、按起止日期排列以及按作者、收發(fā)文單位和地區(qū)排列等。這些方法可單獨使用，也可結合使用。一個全宗內各類案卷的排列方法可以一致，也可以不一致，但一個類內的案卷在一個層次上只能用一種方法排列。
六、案卷目錄的編制
案卷目錄即案卷的名冊，是著錄案卷內容和成分并按一定次序編排的一覽表。編制案卷目錄的原則是按照全宗來編制，基本分為綜合目錄和分冊目錄兩種。分冊目錄的編制方法又可根據檔案的類別、保管期限以及機密程度等因素進行編制。
七、檔案管理系統(tǒng)的選擇
目前市場上有多家檔案管理系統(tǒng)供應商，如東圖、三品、煒邦、蘭臺等。這些供應商都能提供專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，各有特色，企業(yè)在選擇時需從自身需求出發(fā)，明確要解決哪些問題，再考慮價格、售后等因素。
企業(yè)檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，從類目的設置到案卷的排列與目錄的編制，每一步都需細致規(guī)劃與執(zhí)行。選擇合適的檔案管理系統(tǒng)也是確保檔案管理工作高效進行的關鍵。
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